Sélectionner une page

Il y a 2 catégories de personnes, ceux qui maîtrisent leur agenda et ceux dont l’agenda se tord, se contorsionne pour trouver des créneaux en commun. Tandis que les premiers vivent avec un mélange équilibré et satisfaisant de réunions utiles et de temps de travail ininterrompu, les seconds passent un temps incalculable en réunion qui auraient pu être évitée parfois au dépens d’activité à plus forte valeur ajoutée.

Avant de commencer, pourquoi maîtriser son agenda ? 🎯
Nous ne prônons pas la fin des réunions comme certains ; nous prônons une bonne utilisation de la réunion, du mail, des ateliers de travail, des discussions de couloirs, de la messagerie instantanée et autres artefacts de la vie professionnelle. En utilisant le bon outil au bon moment, vous serez plus efficace et maître de vos journées.

Le but ultime est donc de vous permettre d’utiliser votre temps d’une façon qui en fin de journée vous fera vous sentir satisfait de la journée passée.

Cela vous permettra surtout de faire autre chose que travailler. En étant efficace, vous récupérerez du temps, ce bien précieux dont tout le monde manque. Le temps que vous n’avez pas perdu à classer votre mail, à assister à une réunion dans laquelle vous n’avez dit que “bonjour” ; vous pouvez bien sûr vous en servir pour “produire” -c’est-à-dire réaliser cette analyse que vous devez faire depuis 10 jours.

Vous pourrez aussi et surtout en profiter pour faire de la veille, et lire des articles un peu éloignés de votre quotidien pour ouvrir votre réflexion sur un sujet. S’intéresser à de nouveaux sujets vous rendra plus créatifs et vous rendra forcément service !

Optimisez vos réunions 💬

La réunion est – pour la plupart des postes – un artefact essentiel de la relation professionnelle. En principe, elle permet une synchronisation plus rapide des acteurs, de construire et d’entretenir des rapports professionnels ; de favoriser la fluidité des échanges. 

Appliquer à vous même la rigueur que vous attendez des autres. En effet, si le sujet mérite une réunion : organisez-là avec un ordre du jour clair. Cela permet de confirmer ou non une “présence obligatoire”. Le participant pourra  indiquer pour quelle(s) raison(s)  il n’assistera pas à la réunion. Partant de ce principe, évitez au maximum les participants facultatifs. Vous pourriez préciser dès l’invitation si un compte rendu sera envoyé, un participant facultatif pourra alors se satisfaire de cette lecture ! 

Faites des comptes rendus et attribuez les actions en fin de réunion, ou hors séance, afin que chaque réunion débouche sur des actions concrètes mais également pour éviter de perdre du temps à essayer de vous rappeler ce qui avait été convenu.

Normalisez les réunions de 15 ou 30 minutes, le réglage par défaut sur 1h n’interdit pas une réunion de 45 minutes. En plus de l’ordre du jour, prévoyez un “séquencement” de la réunion (y compris des temps d’échanges libres mais limités ou “time boxés”). Il faut que la durée de la réunion serve le fond plutôt que de faire rentrer au chausse-pied un  sujet sur une durée  préformatée.

Bloquez-vous des créneaux de travail et lorsqu’on vous demande vos disponibilités, considérez les comme “déjà pris”. Ces créneaux pourront être utilisés pour travailler vos sujets de fond, faire de la veille, et peut être même vous former. Le paradoxe sur ces créneaux c’est que sans eux vous aurez plus de mal à évoluer professionnellement. En effet,  si vous n’êtes pas proactif dans votre montée en compétences, alors vous saisirez uniquement les opportunités auxquelles les autres pensent pour vous. Au contraire, si  de vous-mêmes vous ouvrez vos horizons, alors vous saisirez spontanément de nouveaux sujets.

Gérez votre boite mail 📧 

Les mails sont souvent pointés du doigt comme source de stress, de part la quantité reçue chaque jour, les notifications qui les accompagnent mais également en raison de cette croyance qu’il faudrait les lire dans les trois heures maximum après leur réception.

Pour lutter contre cela les conseils que nous avons pu rassembler sont que si un mail n’est pas urgent ou n’appelle pas de réponse, n’hésitez pas à le signaler à la fin (ou au début) du mail. Lorsque vous rédigez un mail d’information un peu long,  pourquoi ne pas indiquer en haut du mail le temps de lecture approximatif ?

Utilisez, à votre avantage, les fonctionnalités de votre boîte mail. Classez vos mails même non lus dans les dossiers dédiés.  Programmez vos mails dont le contenu est prêt plutôt que de les garder dans un coin de votre tête en attendant le moment de l’envoyer, cela vous permettra de rayer une action de votre “to do”  ; vous pourrez toujours annuler/modifier votre envoi avant l’heure d’envoi paramétrée. Cette dernière fonctionnalité bénéficiera également au récepteur qui obtiendra le mail au moment le plus approprié et non au moment où vous souhaitiez vous sortir l’information de la tête. 

Domptez votre To Do 📑

Évidemment, écrivez la liste des choses à faire et surtout priorisez là : Trello, Airtable, Google Keep ou Tasks, et finalement même une bonne vieille feuille papier ; peu importe le support que vous préférez, gratuit ou payant. Vous devez rapidement pouvoir consulter ce que vous avez à faire. Gardez une chose en tête : une priorisation s’actualise !

Pour prioriser votre To Do, distinguez l’urgent de l’important ! Par exemple, vous pourriez faire une To Do sous la forme de la matrice d’Eisenhower ? (ou au moins vous inspirer de la matrice pour gérer votre To Do).

Adoptez le bon état d’esprit 💭

Reprendre la maitrise de votre agenda ne se fera pas tout seul, mais même avec ces quelques astuces pratiques, un travail de posture vous sera peut-être aussi nécessaire, car les habitudes ont la vie dure ! Alors nous vous avons sélectionné trois conseils supplémentaires :

Soyez concentrés : ne faites pas plusieurs choses en même temps. En faisant une tâche à la fois, vous redonnez de la valeur à votre temps. Si vous partez du principe que durant cette heure de réunion vous êtes 100% dédié au sujet, vous serez bien plus enclins à refuser les réunions superflues.

Fixez vous des objectifs et connaissez vos motivations : ce n’est pas parce que vous n’êtes pas à l’initiative d’un échange que vous ne devez pas savoir clairement pour quelle raison votre temps est engagé. Qu’il s’agisse d’une conversation, d’un échange de mail ou d’une réunion, ayez en tête  ce que vous souhaitez obtenir de l’échange.

Apprenez à dire non : l’apprentissage porte aussi bien sur la formulation que sur le fait de savoir quand dire non. Là encore, il faut que vous soyez au clair sur vos objectifs.

Pour conclure….

Cette liste est bien sûr non-exhaustive ; nous ne mentionnons pas la règle des 2 minutes “si une tâche prend moins de 2 min, faites là tout de suite” ou d’autres conseils que vous trouverez aisément sur la toile ou dans des ouvrages comme La 25e Heure: Les Secrets de Productivité de 300 Startuppers qui Cartonnent.

Le dernier conseil serait de lire sur le sujet de l’efficacité et de la productivité, pour trouver les astuces qui vous conviennent le mieux. N’hésitez pas, également, à échanger avec vos collègues pour récupérer des bonnes astuces. Le but ultime de tout ça n’est pas (désolée) de travailler PLUS mais de travailler MIEUX, pour pouvoir faire autre chose. Et vous ? Quelles sont vos astuces productivité ? Plus intéressant encore : qu’allez-vous faire de tout ce temps récupéré ?

Sources :