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Un atelier est un moyen de réunir toutes les compétences et les profils autour de la table au même moment dans le but de répondre à une problématique donnée

Pour vous aider dans les phases de préparation, d’animation et de restitution d’un atelier, Imagine met à votre disposition un kit du facilitateur ! 

Retrouvez ici toutes les bonnes pratiques, conseils, et lignes directrices pour le faciliter.

Phase 1 : préparer et organiser un atelier

Cette phase est essentielle pour la réussite de l’atelier ! 

Recueil du besoin et cadrage

Le point de départ d’un atelier est la réception du besoin. Pour cela, il est indispensable d’organiser un kick-off avec l’équipe projet pour comprendre sa problématique, son besoin et ses attentes. 

L’utilisation de l’intelligence collective sera un moyen d’avoir un maximum d’informations sur le sujet et d’avoir une vision plus détaillée du problème et donc du challenge à résoudre.

Recueil du besoin d'un atelier Design Thinking

La récupération de ces informations en amont vous aidera dans : 

    • La définition des livrables à fournir en sortie d’atelier 
    • La co-construction du déroulé de l’atelier 

Proposition d’animation et co-construction du déroulé

Pour tous les ateliers, nous vous recommandons de mettre en place un plan de séquencement : identification des outils et matériel à utiliser, du timing associé à chaque activité lors de l’atelier et du facilitateur en charge de l’action.  

Il est primordial de faire relire votre proposition de déroulé à vos pairs pour s’assurer de la cohérence de celui-ci et d’intégrer les retours au besoin. 

Après validation, vous serez prêts pour la réalisation du support de présentation en y intégrant les informations clés et les instructions à suivre par les participants. 

Cette présentation vous permettra de rythmer votre atelier. N’hésitez pas à proposer un support très visuel pour capter l’attention des participants

Communication des informations aux parties prenantes

N’oubliez pas de prévenir les parties prenantes de leur participation à cet atelier avec un mail d’invitation incluant un rappel des objectifs, des outils utilisés et des thématiques traitées lors de l’atelier. Il est aussi important de leur communiquer le plan de séquencement pour les impliquer sur la gestion et le respect du temps de parole. 

 

Préparation de l’expérience

Les ateliers Imagine sont réalisables en présentiel ou en distanciel.

En présentiel 

  • Arriver à l’avance : prévoir un temps de préparation (30 minutes) avant le début de l’atelier pour s’assurer que la salle est toujours disponible et adaptée. 
  • Préparation de la salle et du matériel pour le déroulé de l’atelier : vidéoprojecteur, posts-its, gommettes, patafix etc. 
  • Un atelier demande beaucoup d’énergie, prévoyez donc un petit déjeuner ou des en-cas tout au long de l’atelier. 
  • Remettre tout en ordre : prévoir 30 minutes après la fin de l’atelier pour avoir le temps de ranger sans être pressé.

En distanciel

  • Arriver à l’avance : s’assurer (pour la personne en charge du partage de son écran) d’avoir toutes ses pages Internet nécessaires ouvertes et le support affiché. Couper ses notifications pour éviter d’être dérangé. 
  • Tester les outils et simulation de l’atelier : vérifier les outils pour la connexion de l’atelier et l’animation de l’atelier à travers une séance à blanc avec le commanditaire. 
  • Annoncer les règles du distanciel : pour veiller à son bon fonctionnement, demander aux participants d’allumer leur caméra et de couper les notifications pour se concentrer sur l’atelier.

Phase 2 : faciliter l’atelier

Comment débute un atelier ? 

Il est primordial de débuter par la présentation des objectifs et règles de facilitation afin que les participants puissent les respecter tout au long de l’atelier.  

Pour plus de contexte, le déroulement de l’atelier doit aussi être connu de tous dès le début de l’atelier pour que les participants sachent ce qui les attend et le timing associé (transmettre à minima l’heure de fin de l’atelier et annoncer les pauses pour rassurer les participants). 

Les règles d'un atelier Design Thinking

Dès lors que les participants ont bien pris en compte ces éléments, proposez aux participants un Ice Breaker. Il s’agit de l’animation d’une activité courte (généralement sous la forme d’un jeu) qui vise à mieux se connaître, détendre l’atmosphère et/ou échauffer les esprits en mode créativité/réflexion avant l’atelier

 

Déroulé de l’atelier et mise en œuvre des compétences selon la méthodologie Design Thinking 

Il existe 4 étapes d’organisation d’un groupe :

  • La formation : les membres de l’équipe se rencontrent et apprennent à se connaître
  • Les tensions : les confrontations d’opinion apparaissent et des tensions naissent
  • La normalisation : les débats ont abouti sur les règles de fonctionnement au sein de l’équipe et des consensus
  • La production : les membres de l’équipe sont efficaces et performent ensemble 

Le rôle du facilitateur est de faire comprendre et faire partager l’objectif de l’atelier tout au long de ces différentes étapes et que le groupe arrive rapidement à l’étape de production.  

L’objectif devra être visible sur le workshop et être rappelé régulièrement au cours de l’atelier. 

Il ne participe pas à la construction du résultat mais est là pour indiquer la meilleure trajectoire à suivre pour réussir. Les groupes de l’atelier doivent être en mesure de s’auto-gérer

 

Les différents cas d’intervention du facilitateur : 

    • Enoncer le temps restant 
    • Repréciser les règles de fonctionnement de l’atelier 
    • Poser des questions lors d’un point de blocage ou challenger les idées lorsqu’il peut y avoir différentes interprétations
    • Canaliser les débats et maintenir un climat bienveillant 
    • Récupérer l’attention pour énoncer une information ou une consigne supplémentaire

Un facilitateur doit rester neutre lors de ses interventions. Par exemple, il est préférable de dire « merci d’avoir partagé cette idée avec nous » plutôt que « bonne idée ». De même, le facilitateur doit être capable d’alterner des phases de silence, qui seront bénéfiques à la réflexion personnelle, et des conseils pour accompagner les participants dans l’atteinte de l’objectif. 

Outils pour collecter le ressenti des participants

Le vote

Le vote permet de faire converger les idées et surtout éviter une phase de débat qui risquerait de mettre en péril tout votre plan de séquencement.  Pour réaliser ce vote, plusieurs techniques existent :

  • Vote avec des gommettes (Dot voting) qui seront placées sur l’élément choisi par les participants
  • Vote spontané à main levé, le plus rapide
  • Vote par bulletin caché pour éliminer le risque que les participants s’influencent

Le feedback à chaud 

Le feedback à chaud permet de faire émerger des enseignements, il peut se faire grâce aux questions suivantes :

    • Le ressentiComment l’avez-vous vécu ?
    • La relectureQu’est ce qui s’est passé ?
    • Les enseignementsQuelle en est la cause ?
    • La recherche d’améliorationComment aurait-on pu faire autrement ?
    • L’analogie avec le problème à résoudre Qu’est-ce que cela vous apporte comme enseignement dans notre cas ?

En fin d’atelier, proposer un question d’évaluation 

Le R.O.T.I. est l’acronyme de « Return On Time Invested » et permet de récolter en temps réel les avis des participants sur l’atelier à l’aide de leur main en notant entre 1 (“j’ai perdu mon temps”) et 5 (“j’ai appris énormément de choses et je n’ai pas perdu mon temps”)

Nota bene : Pour les ateliers à distance, il est possible de demander aux participants d’envoyer leur évaluation dans le chat de la visio.

Phase 3 : Restitution de l’atelier 

A l’aide des notes et productions faites en atelier, il est indispensable de réaliser une restitution pour tous les participants incluant le résumé de la séance, les workshops mis en place, les idées produites pendant l’atelier, l’analyse des données récoltées etc. Vous pouvez aussi  y ajouter les photos prises durant l’atelier. 

Astuce Imagine : lors d’un atelier à distance, pensez à prendre régulièrement des photos des boards pour éviter qu’un problème technique ne vienne vous perturber.

Vous avez désormais toutes les clés pour préparer, animer et restituer un atelier

Nous sommes conscients que ces conseils sont nombreux mais pas de panique, la facilitation vient en pratiquant ! Chaque atelier sera l’occasion d’incorporer une nouvelle dimension à votre technique de facilitation.

Exemple de board en atelier design thinking