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Depuis le début de l’épidémie du Covid-19, le télétravail s’est généralisé et avec lui les ateliers à distance. Ce qui pouvait relever, il y a encore quelques mois, de l’exceptionnel est devenu la norme. Mais alors, entre le chat qui se glisse devant l’écran, les problèmes de connexion, la monotonie ou à contrario le brouhaha quand tout le monde parle en même temps, la réunion ou l’atelier à distance n’est pas toujours un exercice facile.

On a tendance à l’oublier, mais un atelier demande de l’organisation et de la rigueur. C’est d’autant plus vrai lorsque ce dernier se déroule à distance. Mais rassurez-vous, cela n’a rien d’insurmontable et, bien organisé, l’atelier peut s’avérer être plus productif qu’une réunion « classique » !

Voici quelques petites astuces Imagine pour devenir un maître Jedi de la réunion à distance… 100% testées par la team !

#1 – DEFINISSEZ DES RÈGLES

Débutez votre atelier en établissant des règles notamment concernant la prise de parole. Par exemple penser à couper son micro lorsqu’on ne prend pas la parole ou que l’environnement est bruyant. Vous pouvez également décider que les participants posent leurs questions par écrit sur un chat ou whiteboard virtuel. Cela permettra une meilleure répartition de la prise de parole et favorisera l’implication de tous.

Il est également recommandé en début d’atelier, de définir un Time Keeper qui sera en charge du respect de l’agenda. Cela vous évitera de porter seul l’animation.

Voici également quelques exemples de règles que nous fixons systématiquement à chaque début d’atelier chez Imagine :

#2 – SÉLECTIONNEZ LES BONS OUTILS

Lors d’un atelier en présentiel, on utilise souvent les post-it pour co-construire ensemble, mais à distance, c’est plus compliqué !

Si vous souhaitez que les participants puissent interagir, voici les outils que nous utilisons chez Imagine :

  • Discord : pour le partage d’écran et la voix. La possibilité de faire des salons permet de répartir les participants par petits groupes et ça on adore chez Imagine ! Il est plus aisé de passer d’un groupe à l’autre pour les moments de restitution et les consignes.
  • Mural : Outil collaboratif qui permet à chacun de mettre des post-it. Les templates proposés sont géniaux et permettent de faire tous types d’ateliers. On aime moins la version gratuite qui est très limitée dans le temps.
  • Klaxoon : Outil collaboratif plutôt orienté pour le travail en équipe. Chez Imagine, on adore le service client hyper réactif quand on a une question, et on aime moins l’utilisation pas toujours intuitive de la plateforme.
  • Metroretro : principalement utilisé pour faire des rétrospectives agiles, cet outil collaboratif est facile à prendre en main, notamment pour les utilisateurs. On aime les rounds de vote que l’on peut faire et les post-it qui changent de couleur quand on change la catégorie ! Outil 100% gratuit (pour le moment).
  • Miro : Ce dernier outil collaboratif testé par la team est également puissant et permet une bonne collaboration. Les templates sont intéressants. On aime les multiples fonctionnalités (prises de note, communication par API avec d’autres applications comme Jira,…)

#3 – PRIVILÉGIEZ LE VISUEL

Parce qu’il aide à la concentration et à la compréhension, l’importance du visuel ne doit jamais être négligé ; surtout dans le cadre de réunions à distance.

Il ne faut donc pas hésiter à demander aux participants d’activer leur webcam s’ils le peuvent. Cela permettra de renforcer leur implication et d’améliorer leur attention. Faites-en sorte d’avoir systématiquement un support visuel (slide ou partage d’écran) ; certaines personnes étant plus visuelles qu’auditives.

Quel que soit le format de votre atelier ou réunion, veillez à ne pas multiplier les outils utilisés. Vous risquerez de perdre les participants.

#4 – TESTEZ LE MATÉRIEL AVANT L’ATELIER

Prenez le temps de tester votre matériel à l’avance (micro, partage d’écran,…) pour vous assurer que tout fonctionne bien et de vous familiariser avec les fonctionnalités des outils utilisés. Cela évitera de retarder ou de ralentir votre atelier pour régler des problématiques techniques. Privilégiez également la connexion filaire et la batterie branchée sur secteur pour plus de sécurité.

N’hésitez pas également à envoyer un mail en amont aux participants pour leur donner des conseils (allumer sa webcam, tester son matériel avant l’atelier, etc.) et pour leur donner le nom des outils que vous utiliserez. Cela leur permettra de se créer un compte en amont si nécessaire ou simplement d’aller se familiariser avec l’outil par curiosité !

Chez Imagine, depuis que nous envoyons ce mail nous avons moins de problèmes de connexion !

#5 – REMERCIEZ LES PARTICIPANTS ET FAITES LE BILAN

Afin d’améliorer vos pratiques, n’hésitez pas à demander aux participants un retour à chaud sur le déroulé général de la réunion et les outils utilisés, sous la forme d’un ROTI par exemple. Si vous êtes nombreux à avoir participé à l’atelier, vous pouvez sonder l’avis des participants en ligne avec des outils comme Klaxoon, MonkeySurvey ou encore TypeForm.

N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravie de vous aider !

A très vite,

L’équipe Imagine